Ihr wisst, dass ich kein Freund von 10-Schritte-Anweisungen bin, wenn es um das Thema Motivation oder Organisation geht. Jeder Mensch funktioniert so unterschiedlich. Kein Plan der Welt kann auf alle Bedürfnisse eingehen. Ich weiß das, weil ich selbst so oft an irgendwelchen Tipps und Ratgebern gescheitert bin. Am Ende fühlt man dann eine Frustration, die man sich eigentlich hätte sparen können.

Für mich war der Weg zu einer besseren Organisation meiner Zeit eine ziemlich lange Reise. Ich kenne viele Systeme und werde Euch heute drei davon vorstellen. Ich habe sie alle drei selbst ausprobiert und für mich einen Favoriten gefunden. Das heißt aber nicht, dass Euer Favorit auch dabei sein muss. Vielleicht ist der beste Weg für euch zu einem besseren Zeitmanagement ja auch eine Kombination aus den drei Varianten. Oder ihr bekommt aus diesem Artikel Inspiration, etwas komplett anderes auszuprobieren.

Wie auch immer das Ergebnis aussehen mag. Mir ist wichtig, dass ihr Euch Zeit dafür nehmt. Falls ihr es nicht eh schon getan habt, probiert alle drei Varianten in Ruhe aus. Und mit in Ruhe meine ich, mindestens für einen Zeitraum von drei Wochen. Vielleicht habt ihr ja einen Lucky Hit und direkt die erste Version ist genau Euer Ding. Dann bleibt ruhig direkt dabei. Es geht schließlich einfach nur darum, Euren ganz individuellen Weg dafür zu finden.

Die Kalender Variante

Beginnen wir mit dem System, das mir persönlich am meisten zusagt und das ich jetzt schon seit einigen Monaten sehr erfolgreich anwende. Die Kalender Variante.

Wie genau sieht die aus? 

Kurz gesagt – alle To-Dos werden in den Kalender geschrieben. Ob ihr das analog oder digital macht, bleibt Euch überlassen. Für mich ist der Kalender in Digitaler Form am praktischsten und ihr erfahrt gleich auch direkt warum.


Wie stelle ich mir das also vor. Schließlich ist ein Kalender ein Ort, an dem man Termine festhält und er ist nicht wirklich dafür konzipiert, Aufgaben zu organisieren. Es kommt natürlich auch immer darauf an, was für ein „Verhältnis“ ihr zu Eurem Kalender habt. Bei mir ist es so: Was nicht in meinem Kalender steht, findet nicht statt. Das fängt bei meinem Sport an und hört beim Einkaufen auf. 

Mein Montag startet also damit, dass ich meinen Kalender am Laptop öffne und meine To-Dos als Termin eintrage. In einem digitalen Kalender könnt ihr Euren Terminen Labels in Form von Farben geben. Bei mir sind offene To-Dos blau und erledigte To-Dos lila. Serientermine (die nicht verschoben werden können) sind grün. 

To-Dos haben oft den Nachteil, dass sie zwar erledigt werden müssen, aber meistens nicht sofort. Und so schiebt man die Dinge dann so lange vor sich hin, bis es unangenehm wird.

Ich schreibe also alle meine To-Dos in den Kalender. Dabei gehe ich ein wenig nach Intuition vor. Zuerst kommen die Dinge, die feststehen und die ich mir nicht frei einteilen kann (Kundentermine, Abgaben, Gespräche, etc.) Um diese Termine herum kann ich jetzt den ganzen Rest planen. Aufgaben, die mehr Konzentration von mir erfordern, lege ich auf den Morgen. Ich weiß, dass ich vor 12 am produktivsten bin. Außerdem überlege ich mir schon im Voraus, wie lange ich für die Aufgabe benötige. Für Steuern geht zum Beispiel ein halber Tag drauf und ich weiß, dass ich danach kognitiv meist nicht mehr in der Lage bin, noch eine anspruchsvolle Aufgabe zufriedenstellend zu erledigen. 

Alle Dinge, die ich an diesem Tag erledigt habe, werden von blau (offen) auf lila (erledigt) gesetzt. Sollte spontan eine Sache dazwischenkommen oder ich für etwas doch länger brauchen als geplant, schiebe ich die noch offenen Punkte einfach auf den nächsten freien Platz in meinem Kalender. Im Idealfall ist mein Kalender also am Ende der Woche voll mit lilanen Terminen.

Für mich ist dieses System am praktischsten, weil es mir Struktur gibt und gleichzeitig die benötigte Flexibilität. Außerdem sehe ich auf einen Blick mein Pensum. Das offene und das bereits Erledigte und das motiviert mich ungemein. Keine Listen, die irgendwann verloren geht. Ich habe immer alles dabei und kann mit einem Klick Änderungen vornehmen.

Screenshot meines Kalenders

Die Bullet Journal Variante

Der Begriff Bullet Journal ist vermutlich den meisten von Euch bekannt. Schließlich wurde das System in den letzten zwei Jahren richtig gehyped. Vermutlich mit Recht. Ein Bullet Journal ist im Grunde eine super individuelle Sache. Man kann alles gestalten wie man möchte. Für alle die den Begriff noch nicht kennen. Es ist ein Buch, das ihr in unterschiedliche Bereiche aufteilt und dort alles notiert, was im Leben so wichtig ist.

Es gibt einen sogenannten Key, in dem ihr Eure Symbole festlegt. Das sind zum Beispiel „Aufgabe erledigt“, „Aufgabe begonnen“, Aufgabe verschoben“ „Termin“ usw.

Außerdem könnt ihr Euch dort Tracking Listen anlegen. Wenn ihr z.B. notieren wollt, wie oft ihr in einem Monat Sport gemacht hat. Da gibt es aber hunderte Varianten. Wenn ihr den Begriff mal bei Pinterest eingebt, seht ihr was ich meine.

Das System ist gut geeignet, wenn ihr gerne kreativ seid und wenn ihr viele unterschiedliche Themen habt, die ihr voneinander trennen wollt. Es wird viel mit Farben und Unterteilungen gearbeitet. Und es ist ganz praktisch, wenn man einen ästhetischen Anspruch an seine Planung hat und den Prozess des Ausfüllens und Aufschreibens zur Entspannung nutzen möchte.

Die Prioritäten Variante

Von der Prio Variante habe ich das erste Mal auf dem Blog von Carmen gelesen. Es geht darum, seine Aufgaben in Prio 1,2 und 3 zu unterteilen. Auch hier ist das Medium erstmal egal. Hauptsache, ihr macht Euch bewusst, welche Aufgaben wichtig sind, und welche zwar erledigt werden müssen, aber nicht dringen sind. So läuft man auch nicht Gefahr, ständig beschäftigt zu sein, aber dennoch immer unter Stress zu stehen, weil die Deadlines sich häufen. Prioritäten setzen ist natürlich auch Übungssache und teilweise auch Ansichtssache. In der Agentur haben wir das Kredo, dass jede Aufgabe Priorität hat. Alles was erledigt werden muss, ist auch wichtig. Sonst müsste es schließlich nicht erledigt werden. Das ist ein Stück weit auch Ansichtssache. Aber daher war das System für mich jetzt nicht das passende. Ich glaube aber, dass es ganz vielen von Euch helfen kann. Besonders denen, die nicht gerne mit einem Kalender arbeiten. 

Das waren jetzt also 3 unterschiedliche Varianten, seinen Tag zu strukturieren. Ich bin mir sicher, dass da für jeden was dabei ist. Und wie oben bereits geschrieben, ist es auch möglich unterschiedliche Methoden miteinander zu kombinieren. 
Aber natürlich ist es auch wichtig, das Ganze nicht nur zu strukturieren, sondern diese Struktur dann im Endeffekt auch zu leben. Es ist wie mit den Ideen. Welche zu haben ist nur die halbe Miete. Man muss es dann auch machen. 

Ein weiteres Phänomen ist die Tatsache, dass viele Aufgaben und Dinge sich irgendwie von selbst erledigen. Das sind meist die Aufgaben, die man immer wieder nach hinten schiebt. So etwas wird einem erst richtig bewusst, wenn man sich alle Erledigungen und To-Dos einmal richtig aufschreibt. Denn auch wenn man seinen Tag bis ins letzte optimiert. Wir haben nur eine gewisse Summe an Ressourcen (Zeit, Motivation, Energie) und die verteilt sich mit einem strukturierten und organisierten Tag von ganz alleine.

Und was mir auch noch wichtig ist. Es geht hier nicht um diesen Selbstoptimierungswahn. Es geht darum, das Beste aus sich rauszuholen, ohne sich dabei selbst zu vergewaltigen. Ich weiß nicht, ob ihr das schon mal gehört habt, aber Stress macht blöd. Und krank. Und wenn man viele Dinge auf der Pipeline hat, dann ist man in der Verantwortung, diese zu regeln, ohne sich dabei selbst zu schaden. Verantwortung für sich selbst übernehmen ist hier das Stichwort. Das ist für mich der Grund, warum ich meine Struktur und Organisation optimiere. Weil ich weiß, dass es mir (und den Menschen, mit denen ich zusammenlebe) besser geht, wenn ich nicht unter dauerndem Stress leide. Self care sozusagen.

Ich bin sehr gespannt, für welches der Systeme ihr euch entscheidet oder welche neuen Kombinationsmöglichkeiten aus diesen Varianten entstehen und freue mich, wenn ihr mir von Euren Erfolgen berichtet.

Und nicht vergessen: Sharing is caring